Comment élaborer le budget d’une demande de bourse artistique?
Le budget est certainement la bête noire de la majorité des artistes qui rédigent une demande de bourse. Calculer ses dépenses afin de déterminer le montant à demander au subventionnaire, ce n’est pas si facile. Ça demande du temps, de multiples allers-retours avec les collaborateurs et collaboratrices et les partenaires impliqués. Mais c’est un passage obligé. Après un examen minutieux, le jury devra considérer que votre budget est réaliste. Il ne doit pas douter des chiffres que vous lui soumettez. C’est pourquoi vous devez présenter un budget équilibré, complet et cohérent. Voici donc quelques conseils qui vous aideront à préparer le budget de votre demande de bourse au Conseil des arts et des lettres du Québec ou au Conseil des arts du Canada.
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Qu’est-ce qu’un budget équilibré?
Pour obtenir un budget équilibré, vous devez équilibrer les recettes et les dépenses. Pour y arriver, calculez d’abord toutes les dépenses reliées à votre projet. La somme de ces dépenses, c’est-à-dire le montant réel nécessaire à la réalisation de votre projet, est le montant de la bourse exact que vous demanderez au subventionnaire, ni plus ni moins.
Votre budget sera équilibré : les revenus équivaudront aux dépenses, le solde sera donc de 0.
En clair, le jury ne s’attend pas à ce que votre projet soit rentable, c’est-à-dire que vous lui présentiez un budget excédentaire dans lequel on trouverait plus de revenus que de dépenses. Vous ne devez pas non plus présenter un budget déficitaire : les dépenses ne doivent pas dépasser les revenus.
Comment savoir combien me coûtera la réalisation de mon projet artistique?
La meilleure façon d’arriver à un montant réaliste, lorsqu’on calcule son budget de projet artistique, c’est de demander des devis à ses soumissionnaires. De cette manière, on est certain d’estimer correctement les dépenses et d’élaborer un budget de demande de bourse crédible. Lorsque vous saurez combien vous coûtera votre projet, vous pourrez équilibrer votre budget en diversifiant vos sources de financement.
Comment puis-je diversifier mes sources de financement?
Les bailleurs de fonds ne financeront pas toujours la totalité de votre projet artistique. En effet, quelques programmes de bourse ne couvriront que 80 % de vos dépenses. Confirmez donc cette information avant d’élaborer votre budget. Si vous devez financer autrement une partie de votre projet, expliquez comment vous comptez payer l’excédent des dépenses.
Certains artistes débourseront de leur poche la somme excédentaire. Mais si vous proposez un projet ambitieux, vous voudrez probablement trouver d’autres sources de financement pour équilibrer votre budget. Voici les différentes sources de financement que vous pouvez additionner à la bourse demandée.
Secteur public :
Vous avez le droit de postuler une deuxième bourse pour le même projet artistique : fédérale, provinciale, régionale ou municipale. Qu’elle soit confirmée ou non, inscrivez le montant de cette autre bourse postulée comme source de financement.
Secteur privé :
Vous pouvez organiser une campagne de sociofinancement,
Vous pouvez solliciter des dons et des commandites.
Avantages « en nature » (qui ne sont pas versés en argent):
Personnel professionnel, organismes et partenaires peuvent vous offrir gratuitement des services, l’accès à des installations, etc. La valeur pécuniaire du service rendu équivaut à une source de financement.
Contribution de l’artiste (spécifique au CAC) :
En argent,
Votre atelier que vous fournissez gratuitement,
Des heures travaillées bénévolement,
Etc.
Quelles sont les dépenses à additionner dans le budget de ma demande de bourse artistique?
Évidemment, tout dépend de votre discipline artistique. La plupart du temps, on retrouvera moins de postes budgétaires dans le budget d’un ou d’une peintre qui prépare une nouvelle collection que dans celui d’un ou d’une artiste de scène qui souhaite partir en tournée. Voici tout de même un APERÇU des principaux postes budgétaires associés à la réalisation d’un projet artistique.
1. Les honoraires professionnels
Les frais de subsistance (environ jusqu’à 500 $ par semaine au CAC, environ jusqu’à 600 $ au CALQ),
Les redevances et droits d’auteurs,
Les salaires du personnel technique,
Les cachets des artistes collaborateurs et collaboratrices : vous devez absolument rémunérer vos collaborateurs et collaboratrices équitablement. C’est un critère d’évaluation que le jury prendra en compte. Référez-vous aux ententes collectives des associations et syndicats artistiques (cette question est abordée en détails plus loin).
2. Les coûts de déplacement:
Du personnel :
L’indemnité journalière et l’hébergement (jusqu’à un maximum de 150 $ par personne/par jour au CAC),
Le transport aérien et terrestre.
Des œuvres et du matériel (à valider selon le programme de bourse) :
Le transport,
L’emballage et l’empaquetage.
Tous les autres frais liés aux déplacements.
3. Les coûts du projet (des exemples):
Préproduction – frais de recherche et de développement (premières étapes de la création) :
Achat ou location de matériel de recherche,
Licence de logiciels,
Location d’installations,
Frais reliés à l’expérimentation d’une technique,
Acquisition de droits et repérage des lieux de tournage,
Location d’un studio ou de l’espace voué au développement du projet (même si c’est votre propre studio que vous louez à longueur d’année),
Honoraires professionnels, consultation avec un ou une spécialiste.
Production :
Achat de matériel d’artiste,
Location d’équipements,
Location d’un studio ou de l’espace voué au développement du projet.
Matériel de production/technique :
Frais reliés à l’entretien ou à la location d’équipement,
Fabrication de costumes, d’accessoires, de décors, etc.
Les frais d’administration du projet :
Salaire du personnel chargé de l’administration,
Temps que vous consacrez à l’administration de votre projet,
Autres coûts administratifs.
Comment connaître les salaires à verser à mes collaborateurs et collaboratrices?
Les artistes ont droit à des cachets fixés par leurs associations professionnelles. Rendez-vous sur les sites de leurs associations et consultez les ententes collectives pour connaître les normes minimales qu’elles suggèrent pour chaque type d’activité artistique. Voici plusieurs hyperliens qui vous mèneront aux pages des ententes collectives des associations et syndicats artistiques reconnus. Vous y trouverez aussi des contrats types à télécharger. Des documents bien utiles pour officialiser vos ententes avec vos collaborateurs et partenaires.
Arts visuels – Canadian Artists' Representation/Le Front des artistes canadiens et Regroupement des artistes en arts visuels (CARFAC-RAAV):
Arts médiatiques – Association des réalisateurs et réalisatrices du Québec (REAL): https://reals.quebec/arrq/ententes-collectives
Lettres, conte et oralité – Union des écrivaines et des écrivains québécois (UNEQ): https://www.uneq.qc.ca/services/grille-de-tarifs/
Musique – Guilde des musiciens et ADISQ:
chrome-extension://efaidnbmnnnibpcajpcglclefindmkaj/https://premiereovation.com/docs/formulaires/musique_normes_minimales.pdf
Théâtre, arts du cirque, danse, cinéma et télévision, doublage, audiolivre et balado, disque et vidéoclip, variété, etc. – Union des artistes (UDA):
Sous quel format dois-je remettre mon budget au CALQ et au CAC?
Sur le site du CALQ, vous pourrez remplir le budget de votre projet artistique directement dans Mon dossier CALQ en ligne. Vous enregistrerez les informations sur la plateforme et y détaillerez chaque poste budgétaire. La plateforme additionne et soustrait automatiquement les revenus et les dépenses, une fonctionnalité très pratique! N’oubliez pas que le solde du budget doit être de 0 lorsque vous avez terminé.
Notez toujours vos informations dans un document que vous sauvegardez aussi sur votre ordinateur. N’établissez jamais votre budget uniquement dans Mon dossier CALQ. Advenant une erreur informatique, vous aurez une copie de vos informations.
Le CAC, quant à lui, vous demande d’élaborer votre échéancier dans un document Excel que vous pouvez télécharger ici ou directement sur le site du CAC.
Ce document facilitera grandement votre travail puisqu’il contient déjà tous les postes budgétaires d’un projet artistique. Le document Excel additionne et soustrait les revenus et les dépenses automatiquement, ce qui vous permet de confirmer que votre budget est équilibré.
Allez chercher de l’aide!
Avant de déposer votre demande de bourse, assurez-vous que votre budget est cohérent avec votre échéancier et votre description de projet. Ayez la certitude de n’avoir rien oublié. Consultez l’article Comment élaborer l’échéancier de la demande de bourse artistique? pour que ces deux parties de votre dossier s’arriment correctement.
C’est la première fois que vous postulez une bourse? Trouvez quelqu’un qui maîtrise bien les chiffres pour relire votre dossier. Choisissez une personne qui navigue dans votre domaine artistique depuis longtemps. Son regard extérieur et son expérience vous aideront à cibler les petits manques ici et là.
Ce guide résulte d’une collaboration avec Pierre Beaudoin, consultant en arts + culture. Cette collaboration s’est nouée dans le cadre d’un perfectionnement individuel financé par Culture Montérégie.
